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云南艺术学院公文处理办法(暂行)

作者:系统管理员 时间:2008-04-21 点击数:

云南艺术学院公文处理办法    

(暂行)  

 

第一章     

第一条 为了进一步推进学院党政公文(以下简称公文)处理工作规范化、制度化、科学化,提高公文处理效率和质量,根据中共中央办公厅《中国共产党机关公文处理条例》、国务院《国家行政机关公文处理办法》和国家质量技术监督局《国家行政机关公文格式》以及云南省委、省政府、省教育厅的有关公文处理  

规定,结合我院实际,特制定本办法。  

第二条 学院党政公文是学院在办理公务和实施管理的过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书,是传达贯彻党和国家路线、方针、政策,实施党政领导,发布行政法规和规章,请示和答复问题,指导、布置和商洽工作,报告情况和交流经验的重要工具。  

第三条 公文处理包括公文拟制、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有序的工作。应当坚持实事求是、精简、高效的原则, 做到准确、及时、安全、保密。  

第四条 党委办公室、学院办公室(以下简称党院办)是学院党政公文处理的管理机构,主管学院的公文处理工作并指导全院各单位的公文处理工作。  

 

第二章  公文种类  

第五条  学院党政公文的种类主要有:  

(一)决议:用于经会议讨论通过的重要决策事项(只适用于党的机关公文)。  

(二)规定:用于对特定范围内的工作和事务制定有约束力的行为规范(只适用于党的机关公文)。  

(三)条例:用于党的组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度(只适用于党的机关公文)。  

(四)意见:用于对重要问题提出见解和处理办法。  

(五)决定:适用于对重要事项或重要活动做出安排,对有关单位及人员的奖惩,变更或者撤销下级不适当的决定事项。  

(六)通告:适用于公布全院各有关方面应当遵守或周知的事项。  

(七)通知:适用于批转下级单位的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文;发布规章制度;要求各部门、各单位办理和需要周知或共同执行的事项;任免人员等。  

(八)通报:适用于表彰先进事迹,批评错误,传达重要精神或有关情况。  

(九)   报告:适用于向上级机关汇报工作、反映情况,提出意见或建议,答复上级机关的询问或者上级交办的事项。  

(十)请示:适用于向上级机关请求指示或批准。  

(十一)批复:适用于答复下级机关的请示事项。  

(十二)函:适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。  

(十三)  会议纪要:适用于记载和传达会议情况和议定事项。  

 

第三章  公文格式  

第六条  公文一般由眉首、主体和版记等三大部分组成。  

第七条  公文眉首(置于公文首页红色反线以上部分)包括:秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识(也称公文版头,一般套红印制)、发文字号、签发人等。  

(一)标注密级的公文,根据密级程度,分别标明绝密机密秘密,密级与保密期限并排,中间以“★”隔开,党的公文标注在首页左上方,行政公文标注在首页右上方;秘密级以上公文在首页左上方标明份号。  

(二)公文根据紧急程度,分别标明特急急件,标注在首页左上方。  

(三)发文机关标识,应当使用发文机关全称或者规范化简称。  

我院公文版头有:中共云南艺术学院委员会文件云南艺术学院文件、“云南艺术学院”、中共云南艺术学院委员会办公室文件云南艺术学院办公室文件、“会议纪要”等。各职能部门、二级院系版头参照学院文件版头制作。  

1.“中共云南艺术学院委员会文件版头:适用于向上级党组织请示、报告;公布党委规章制度、工作部署、机构设置、干部任免以及学院党委重要事项通知等;转发上级党组织重要文件、指示、批复等;批转群团组织重大事项等;学院党政联合行文等。  

2. “云南艺术学院文件版头:适用于向上级部门及领导人的请示、报告;学院工作部署、以学院名义下发的综合性通知、工作安排等;批复、批转的重要请示;学科(专业)的设置、调整方案;院级表彰奖励和惩处等。  

3. “云南艺术学院版头:此版头仅用于函件。适用于向不相隶属的政府业务归口管理部门询问、商榷、答复、请求批准有关事项;向院外不相隶属的单位询问、商榷或答复有关事项。  

4.  “中共云南艺术学院委员会办公室文件版头:用于印发学院党委批准的各项决定和决议,印发学院党委组织召开的会议通知和日常工作事项通知。  

5.“云南艺术学院办公室文件版头:适用于印发全院性的重要会议通知和工作安排;印发学院决定、非正式公布的讨论稿、征求意见稿;全院节假日安排、临时性的工作调整;以学院办公室名义出具的说明类函件等。  

6.“会议纪要”版头:适用于学院党委会议、书记办公会议,学院行政会议、院长办公会以及其他重要会议精神和议定事项的记载、传达。  

(四)发文字号:包括发文机关代字、年份、序号。党政联合行文,只标明党委机关发文字号。  

(五)签发人:上行公文应当标明签发人。签发人姓名平行排列于发文字号右侧。  

第八条  公文主体部分包括:标题,主送单位,正文,附件,落款(印章),成文日期,附注等。  

(一)标题:由发文机关名称、公文主题和文种组成,标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不使用标点符号。  

(二)主送机关:主要受理公文的机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。  

(三)附件:附属于正文的其他文件或材料,一般应当与公文正文一起装订,并在正文之后、成文日期之前注明附件名称。  

(四)发文机关署名:应使用全称或者规范性简称。党的公文除决议、决定、规定、意见、会议纪要等文种外,正文之后都不得省略发文机关名称,行政公文不需要署名。  

(五)成文日期:以会议通过或者领导人签发日期为准。公文成文日期使用汉字(零定为)位于发文机关署名右下方。决议、决定、规定等不标明主送机关的公文,成文日期加括号标注于标题下方居中位置。  

(六)印章:党政公文除会议纪要外,应当加盖印章。  

(七)附注:加括号标注于成文日期左下方。  

第九条  公文版记包括:主题词,抄送单位,印发单位,印发日期和印发份数等。公文最后一页不得只出现成文日期和印章,也不得标识此页无正文  

(一)主题词:按上级机关的要求和《公文主题词表》标注,位于抄送机关上方。  

(二)抄送单位:指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。  

(三)印发单位和印发日期:在抄送栏之下标明,无抄送机关在主题词之下标明。  

(四)公文用语应当遵守《中华人民共和国国家通用语言文字法》及有关规范,使用规范汉字。  

第十条  其它  

(一)公文文字从左至右横写、横排。标题用2号小标宋体字,正文用3号仿宋字。原则上每页22行,每行28字。  

(二)公文用纸一律使用国际标准A4型(长297毫米、宽210毫米),右侧对齐,左侧装订,平订的订位为距书芯上下各1/4处,与书脊间距离为5mm。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。  

(三)结构层次序数,第一层为一、,第二层为(一),第三层为“1.”,第四层为1。公文应避免采用过多的层次结构。  

(四)用词用字要准确、规范,文内使用简称,一般应当先用全称,并注明简称。  

(五)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在数词、词组、惯用语、缩略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。  

(六)引文首先引标题后引文号。  

(七)必须使用国家法定的计量单位。  

 

第四章  行文规则  

第十一条  行文应当确有必要,注重实效,坚持少而精。可发可不发的公文不发,可长可短的公文要短。  

第十二条  文稿要符合党和国家的方针政策及有关规定,符合学院实际情况。如变更现行政策规定或提出新的政策规定,要切实可行,并与原有政策规定相衔接。  

第十三条  学院及全院各单位的行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。  

(一)党院办根据学院党委和行政授权,代表学院向院内外行文;党政各职能部门未经学院批准不得自行对外行文,若经分管领导批准,可以用学院的名义对外与业务对口部门或者单位行文,但须报知学院党委会议或者院长办公会议。学院党政机关其他部门可以在各自职权、业务范围内向学院所属单位行文,但不得发布指示性公文;各二级院系及其以下的单位不得对院外行文;具有独立法人资格的单位因业务需要可以自行对外行文,但须同时抄送学院;各二级院系向学院的下一级单位行文涉及有关政策和规章时,须与上级的政策和规章相一致并抄送学院主管部门。  

(二)二级院系同级党政之间、团体之间、部门与团体之间、同级部门之间可以在院内联合行文,联合行文应当明确主办单位。部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。  

(三)按规定应由主管职能部门审批或者先行审核的请示事项,应当直接报送主管部门处理。  

(四)除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以单位名义向上级机关负责人报送请示、意见和报告。向上级机关的请示,应当一文一事,主送一个上级机关,由主送机关负责答复;如需其他相关的上级机关阅知,可以抄送。但不得抄送其下级单位。  

(五)院内各部门向下级单位或者本系统的重要行文,必须抄送党院办和分管院领导。  

 

第五章  公文办理  

第十四条  公文办理是机关领导人、秘书部门和各单位的一项经常性重要工作。它对于实现机关职能,加强机关建设,提高机关工作效率,有着极大的关系。公文办理分为发文办理和收文办理两大部分。  

第十五条  发文办理由拟稿、审核、签发、登记、缮印、校对、用印、发送、归档等环节组成。  

(一)拟稿  

1.以学院党政名义发出的全院性报告、请示、规划等,由党院办拟稿或组织有关部门共同拟稿。  

2.学院报上级领导机关的重要公文,学院领导授予主要精神,由党院办拟稿。  

3.凡是各部门需要以学院党政名义行文或以学院党院办名义转发上级主管部门文件时,由各部门拟交党院办行文。  

4.各部门在职责范围院内行文,本部门自己拟稿行文。  

(二)核稿  

核稿时,要对公文是否确需行文、内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律法规及其他有关规定、文字、格式和行文规范等方面进行审核和检查,发现问题及时纠正。  

1.公文草拟后送有关负责同志审核。  

2.各部门以学院党政名义发出的公文,应先经部门负责人核阅签字,送党院办审核后,再送院领导签发。紧急公文在送审时应提出办理时限,确因时间紧迫,可以直接送领导本人。  

3.凡涉及几个部门的公文,由主办部门会同有关部门负责同志一并核阅会签。  

4.未经核稿的公文,或须会签而未会签,须送附件而未附送的公文,一律不得送学院领导签发。  

(三)签发  

1.学院领导或各单位负责人对送审公文稿,审阅同意后须在文件上签署意见。  

2.以学院党政名义发出的文件,应由学院主要领导或分管领导签发。  

3.签发时应署全名,并注明年月日,受委托签发的要注明代签二字。  

(四)登记  

各单位以学院党政名义发出的文件由党院办登记编号。  

(五)缮印、校对  

1.凡以学院党政名义发出的公文文稿,经签发、编号登记后,将文稿的(文字版和电子版)送党院办文印室缮印,部分公文附件由拟文部门自行制作缮印。需要以学院党政名义向上级机关报送的报告、请示,党院办按二维条形码使用规定加印公文二维条形码。  

2.以各单位名义发文,由各单位自行编号登记,自行负责印制。  

3.公文文稿校对由拟稿人或拟稿单位负责。校对要严肃认真,一丝不苟,重要公文要做到二校三校。校对完毕,校对人签字后,方可印制。  

(六)用印、发送  

公文缮印完毕后,按规定加盖单位印章。上报的公文,一般由党院办进行机要交换,紧急公文由拟文部门负责送达。各部门拟制行文的文件,由其部门负责发放。  

(七)归档  

以学院名义行文的文稿原件及正式文件一式二份由党院办存档,各部门自己行文的文稿原件及正式文件由本部门归档。  

第十六条  收文办理由收文登记、签批、承办、催办等环节组成。  

(一)收文登记  

1.对收到的外来文件,由党院办分别签收、拆封、登记,填写《文件阅批单》。  

2. 学院各部门报送党委、行政以及院领导的报告、请示等文件,按收文规定由党院办送交,紧急或者内容不宜其他人知晓的报告、请示等文件可自行送交。  

(二)签批  

1.收文登记后,一般公文由党院办负责人签批意见,转有关职能部门承办;重要公文由党院办负责人提出拟办意见,送交院领导签批意见,由党院办转有关部门承办或组织传阅。文件阅批应当及时。  

2.上级机关发来的涉密文件,根据领导阅批的范围,由党院办通知相关领导到机要室阅看。  

3.参加会议带回的公文或各单位直接收到主送学院的上级公文,收文个人或部门应及时送交党院办登记处理。  

(三)承办  

1.承办单位应按公文要求,根据领导批示的意见或拟办的意见认真、负责、迅速的办理,将办理结果记入《文件阅批单》或上报有关领导。承办的公文办理完毕后,立即报知党院办,防止漏办或延误。  

2.批办的公文涉及两个单位以上,交主办单位阅办,由主办单位负责会同有关部门处理,具有参阅和保存价值的文件要做好归档工作。  

3.批办的公文有规定期限的,必须按规定期限办理完毕,无明确规定期限的一般应在5天内办理完毕,如有困难不能依时限办理完毕时,应先向党院办报告,说明理由,提出预计完成日期,送分管院领导审批。  

(五)催办  

党院办对各单位公文处理情况有催办、督促和检查的责任。  

第十七条  拟制、修改和签批公文,必须使用符合存档要求的笔具(即钢笔、签字笔或毛笔),严禁使用铅笔、圆珠笔,所用纸张和字迹必须符合存档要求,不得在文稿装订线以外书写。  

     

第六章  公文管理、立卷、归档和销毁  

第十八条  上级下发的绝密、机密级文件由保密办公室统一负责管理;其它密级文件按《云南艺术学院保密工作制度汇编》的有关规定执行;上级下发的其它文件,各单位按学院的收文程序办理。公文由各部门专职人员统一收发、登记、分办、传递、归档。  

第十九条  上级机关的公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,经学院领导或党院办主任批准,可以翻印。翻印时,应注明翻印单位、日期、份数和印发范围。  

第二十条  公文复制件作为正式文件使用时,须加盖复制机关证明章,视同正式文件妥善保管。  

第二十一条  单位合并时,全部公文应当随之合并管理。单位撤销时,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交党院办档案室。  

第二十二条  工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借出的公文按照有关规定移交、清退。  

第二十三条  公文办理完毕后,应根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《云南艺术学院档案工作管理制度》和有关规定,及时将公文文稿,正式公文和有关材料整理立卷。  

第二十四条  公文立卷应以本单位形成的公文为重点,按照其相互联系、自身特征和保存价值分类整理(立卷),要保证立卷归档公文的齐全、完整,正确反映本单位主要工作情况,便于文档的保管和利用。  

第二十五条  联合办理的公文,原则由主办单位整理(立卷)、归档,其他单位保存复制或者其他形式的公文副本。  

第二十六条  每年四月底以前应将上年立卷的公文,按有关规定向党院办档案室移交。  

第二十七条   不具备归档和存查价值的公文,应当经过鉴别和部门负责人批准,造册登记销毁。  

    

第七章  附则  

第二十八条  学院以往发布的有关公文处理的规定,凡与本办法不一致的,以本办法为准。  

第二十九条  本办法学院授权党院办负责解释。  

第三十条  本办法自发布之日起执行。


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